הביטוי Time is money איננו קלישאה כפי שרובנו הורגלנו לשמוע, הכסף הפך מזמן לאמצעי והזמן למטרה. רבים המנהלים ששוכחים זאת, ובמקום לנהל את הזמן הם מאבדים אותו.
על פניו אפשר היה לחשוב, שידידו הטוב של המנהל הוא לוח הפגישות, ה-"outlook" והוא שיביא לידי שיפור. אך במקום זאת, מנהלים רבים מוצאים עצמם מזינים את ה outlook ביותר ויותר פגישות לעתים על חשבון זמן עבודה, זמן אכילה או כמו שניחשתם זמן לניהול זמן.
זמן לניהול זמן, הוא זמן הנטו שכל אחד מאיתנו משקיע בניהול המטלות היומיות או השבועיות, כולל הקצאת יעדים ומטרות על מנת לעמוד בהן.
סוג זמן זה, רצוי שיושקע בכל תחילת שבוע עבודה, כדי לרכז את כלל הנושאים שנשארו פתוחים מהשבוע הקודם בנוסף לנושאים החדשים שהועלו השבוע, על מנת למקסם את הפעילות הניהולית.
אז כיצד קונים זמן?
אחת מהדרכים המועילות לקניית זמן יומחשו במשחק הכדור שאותו "משחק" המנהל עם חבריו לקבוצה - העובדים.
אחת מהטעויות הנפוצות של מנהלים, היא היכולת המופלאה שלהם להיענות באורח פלא לדרישות עובדיהם. באופן כמעט בוטה, כל אימת שהעובד תקוע, לא יכול, לא מסוגל או לא רוצה לסיים מטלה כלשהי, הוא מעביר את הכדור לצד המנהל, מתוך תקווה שהלה יסיים את המהלך. האסיסט במקרה שלנו הינו עובד החברה, אשר ביצע את עבודתו נאמנה ועתה הוא יכול לרדת לספסל ולנוח. עד מתי? עד האסיסט הבא כמובן.
איך מנצחים משחק קבוצתי?
ההחלטה בידי המנהל. האם הוא משחק על נקודות או על זמן? משחק טוב הינו משחק על זמן, עובדים טובים משחקים על נקודות. עכשיו ניתן לשאול מי צובר אותן (המנהל או העובד). כמנהלים טובים, תרצו שעובדיכם יעשו את הנקודות ואתם תרוויחו את הזמן, כל אימת שהמשוואה הזאת מובנת, ניתן לסיים כמעט כל משחק בניצחון.
במידה וקיבלתם כדור, כמנהלים, השאיפה היא להחזיר אותו מהר לעובד. העובד לומד לקלוע, לשחק משחק קבוצתי, להתמודד עם בעיות ובסופו של דבר הוא צובר את הנקודות, ואילו אתם כמנהלים מפנים לכם עוד זמן כדי לטפל בנושאים החשובים מבחינה ניהולית.
אם בסוף יום עבודה או שבוע עבודה הסיכום שלכם כמנהלים היה שצברתם יותר כדורים מאשר זמן, אזי המשחק הקבוצתי שלכם לוקה בחסר. אתם כנראה נוטים לעשות יותר את עבודתם של עובדיכם, אך בסופו של דבר אתם עשויים להצטער על הזמן שהלך לאיבוד.
מספר עצות למנהלי הזמן
1. כמנהלי זמן טובים, הקפידו להגיע לעבודה בזמן, ולעזוב בזמן.
2. שמרו על שולחן מסודר, דבר זה מקל משמעותית על לחץ העבודה ועוזר לניהול זמן יעיל יותר.
3. הקפידו לנהל זמן באורח תקין, מומלץ כל תחילת שבוע/יום עבודה, לעבור על מטלות פתוחות או נושאים הדורשים טיפול.
4. דרגו את הנושאים לפי חשיבותם והקפידו לבצעם לפי הסדר שהקצתם.
5. עובד מעביר לכם כדור (= עניין לטיפול), הקפידו לחזירו חזרה בזמן לעובד מוקדם ככל שאפשר. אינכם נמדדים על פי מספר המטלות שאתם עושים אלא על פי הישגי הקבוצה והיכולת שלכם לנהל אותה כראוי ובכלל זה את הזמן שלכם.
6. מנהל זמן טוב, בדרך כלל מאציל סמכויות על עובדיו, סומך עליהם ובכך, קונה לעצמו, יותר זמן לניהול שוטף של עבודתו. הקפידו להאציל סמכויות נכונות על העובדים הנכונים.
7. אם כמנהלים אתם מהזן שאוהב לקבל את הטפיחה על השכם, בזכות העבודה שעשיתם במקום עובדיכם, קבלו בהבנה את העובדה שמשהו אחד או יותר מעובדיכם מנהל בפועל אתכם ולא להיפך.
הכותב הינו גרפולוג מוסמך ומנהל מחלקת אבחון והשמה בחברת Handmatch
