המפתח לשמירה על אפקטיביות העובדים, הוא ניהול זמן נכון. למנהל חשוב לדעת איך לבנות יום עבודה יעיל, לחלק את הזמן בין המשימות הרבות, ולהוציא את המקסימום מצוות העובדים. כל אלו הם דברים ידועים, אך בפועל מה בעצם צריך המנהל לעשות?
1. הכנת רשימת משימות מנצחת
הכינו רשימה כתובה של כל המשימות שיש לבצע: מחקרים מראים כי רשימה כתובה מגדילה פי 2 את הסיכויים שהעובדים יעמדו במשימה מאשר ללא רשימה.
2. סדר עדיפויות
אם מדובר במשימה גדולה, פצלו אותה לתתי-משימות. לאחר הכתיבה הראשונית בדקו שנית את הרשימה, והפעם עם גישה יותר "מחמירה" כך שתדגישו את המשימות החשובות באמת. שיטה זאת תבטיח שהעובדים שלכם לא יכנסו ללחץ מכמות בלתי אפשרית של משימות קטנות שסדר עדיפותן נמוך.
3. סימון משימות דומות
לאחר שיש מולכם את כל המשימות שיש לבצע ודירוג של חשיבותן, רצוי לסמן את המשימות שהן דומות אחד לשנייה. הסיבה היא שכאשר העובדים יסיימו משימה מסוימת מתוך הרשימה, יהיה להם יותר קל להתחיל ולבצע את המשימה הבאה אם היא הייתה דומה לקודמתה, משום שהם כבר במוד וממשיכים את המומנטום מהעבודה הקודמת ישר למשימה הבאה כי היא באותו כיוון מחשבה.
לאחר שיש ברשותכם רשימה שנראית מסודרת ונכונה, הגיע הזמן להשיג את התוצאות. איך תעשו גם את זה ביעילות?
1. בדקו ממה העובדים שלכם "נהנים". כשישנו צוות מגוון של עובדים ומשימות רבות, לרוב כל אחד בצוות מתחבר יותר לנושא מסוים, בדקו בין העובדים שלכם מה כל אחד מעדיף, וחלקו את המשימות לפי ההעדפות הללו. זכרו אנחנו בשיא היעילות שלנו כשאנחנו עושים משהו שאנחנו אוהבים.
2. צמצמו כמה שיותר את ההפרעות החיצוניות במהלך יום העבודה. נסו להימנע מקביעת פגישות מיותרות ושליחת מיילים מרובים במהלך היום. כשעובד נאלץ לעצור את רצף העבודה שלו באמצע, עבור כל סיבה, הוא מאבד הרבה מאוד מהיעילות שלו. עדיף לנסות ולרכז את הכל לשעה מסוימת ביום (רצוי בהתחלה או סוף היום), בה העובדים יודעים מראש שהם צריכים לעצור את שטף העשייה לצורך דברים אחרים.
דוגמא: בחברות הייטק שונות פותחו מתודולוגיות לשיפור יעילות העבודה, אחת הדרכים שנמצא כטובה במיוחד היא, "פגישה בעמידה" הכוונה היא לפגישה בה אין כסאות וכולם חייבים לעמוד, הרעיון הוא שאיש לא ירצה "לברבר" ולסטות לנושאים לא חשובים משום שבעמידה מרגישים פחות בנוח (פיזית ופסיכולוגית). כך הפגישות הן מתומצתות וללא דיבורי סרק כמו שכולנו מכירים בפגישות הרגילות.
לבסוף זכרו, תכנון זמן ויישום נכון הוא משהו שכל מנהל לומד ומשפר תוך כדי תנועה. הפיקו לקחים, למדו תוך כדי עשייה איך אפשר להשתפר ומה לשמר, והכל ביחד עם צוות העובדים שלכם.
