טיפול מקצועי במערכת הלידים יגדיל את מספר הלומדים באותו מוסד. התהליך לא יכול להיות מנותק מ-מיצוב נכון של מוסד הלימוד שכוללת פעילות יחצנית ופרסומית נכונה, פעולות קד"מ וכוח אדם מתאים לביצוע פעולת ההכוון, הייעוץ והמכירה למועמד הפוטנציאלי.
התחלת התהליך בבניית שדות המידע של הלידים הנבנים בהתאם לפרופיל הסטודנט המבוקש. בדרך כלל פרטי השדות הכוללים: שם פרטי, שם משפחה, כתובת, מיקוד, נייד, טלפון רגיל, זכאות לבגרות,ציון פסיכומטרי, תחום עניין.
שדות מידע נוספים כוללים את אפיון שלבי הטיפול: נציג מטפל, תאריך טיפול, פעולת הקד"מ שבוצעה עבור ליד מסוים, שליחת דיוור, הגעה ליום פתוח, סיור, שיחה עם יועץ וכדומה.
לשדות המידע ואיכות מאגר המידע מהם נאספים הלידים, השפעה חשובה מאוד על אפקטיביות תהליך המכירה. לדוגמא, במאגר של 2000 לידים שנבנה נכון שיפור באחוז אחד בלבד חוסך כשעתיים עבודה.
ניתוח פעולות המכירה ואחוזי ההצלחה קריטיים בכדי ללמוד להתייעל בפעילות המושקעת בכל ליד.
לאחר יצירת המאגר, יש ליצור חלוקה למסלולי טיפול בהתאם לפרופיל לקוח בכדי לייעל את הטיפול המכירתי. מסלולי הטיפול כוללים תמהיל פעילויות שונה לכל פרופיל. לדוגמא, פרופיל מועדף הינו מועמד מאזור המרכז, פסיכומטרי מעל 650, מעוניין להתחיל את לימודיו בפברואר 2005, זכאי לתעודת בגרות. כל מועמד העונה לפרופיל זה יקבל "טיפול מכירתי" הכולל סיור מודרך עם ראש החוג, מפגש עם בוגרים מצליחים לשיחה אודות מוסד הלימוד וכדומה.
מימד נוסף הוא בניית מדדי אפקטיביות לתהליך הטיפול שנועדו לכוון את מערך המכירות/רישום הכוון וייעוץ, להתמקד בלידים הרלבנטיים לשקף את תהליך הטיפול.
דוגמאות למדדים: אחוז הלידים שנתוניהם נכונים מתוך מאגר קנוי, אחוז הלידים הרלבנטיים, אלו המעונינים ללמוד במוסד אקדמי את תחום הלימוד המתאים.
מדדים אלו יופעלו על יועץ, איש מכירות השותף למערך המכירה ויבחנו את הישגיו ועל רכישה חיצונית של מאגר לידים, או לידים המתקבלים מפעילויות קד"מ: (תערוכות לימודים, ימים פתוחים וכדומה). החשיבות היא רבה, כאשר לקוח (מועמד) נמצא בקשר ישיר עם יועץ לימודים אחד (איש המכירות) במוסד הלימוד עד לשלב המימוש. המשמעות הכרות מוקדמת מסייעת בשלב הראשוני למועמד למצוא את דרכו בחיבור למוסד הלימודים. ולמוסד, הדבר מאפשר שליטה נכונה בתהליך המכירה מול המועמד.
המדד קשור לפגישת המכירה עצמה ונמדד על ידי מספר הפגישות וכמות הנרשמים כתוצאה ממנה.
לדוגמא, ניתן לראות כיום במוסדות ההשכלה מספר מודלים לבניית תגמול מתאים.
1.משכורת נוספת או בונוס חד פעמי הניתן על עמידה ביעד הרישום.
2.מודל מובנה של שכר בסיס ואפשרות להגעה לגובה בונוס מוגבל
(0%-20%) מעל שכר הבסיס כפוף לשיעור העמידה ביעדים שנבנו.
3.המודל השכיח ביותר, שכר קבוע ולא משנה מה קורה.
גם מודלים הבאים לבחון את מערך ההכוון של הטיפול בלידים, מחוייבים במשוב, הנערך על ידי גורם מקצועי ונייטרלי. המשוב בוחן פרמטרים קריטיים להצלחת תהליך המכירה:
1.זמינות של מערך המכירות/הכוון וייעוץ באמצעות: מייל, טלפון, פקס וכד'.
2.מהירות תגובה לפנייה.
3.בקיאות בנוהלים ומידע אודות מסלולי הלימוד ותהליכי הרישום.
4.אדיבות.
5.הופעה.
פרמטרים נוספים נקבעים בהתאם לתהליך הטיפול ולחוליות הקריטיות בתהליך.
זכרו שלכולם יש את מאגרי תערוכת לימודים, כולם קונים רשימות דיוור, כולם מפרסמים במדיה ומנצחים מי שיודעים איך להפוך ליד ללקוח.
